Создание и редактирование текстовых документов

Средства работы с текстовыми документами

Ввод, редактирование и форматирование текстов

Большинство документов, предназначенных для печати на бумаге, а также многие электронные документы являются текстовыми, то есть представляют собой блоки текста, состоящие из обычных слов, набранных обычными символами (буквами, цифрами, зна­ками препинания и другими). При работе с текстовыми доку­ментами компьютер превращается в подобие очень мощной и «интеллектуальной» пишущей машинки.

При подготовке текстовых документов на компьютере использу­ются три основные группы операций. Операции ввода позволяют перевести исходный текст из его внешней формы в электронный вид, то есть, в файл, хранящийся на компьютере. Под вводом не обязательно понимается машинописный набор с помощью клави­атуры. Существуют аппаратные средства, позволяющие выполнять ввод текста путем сканирования бумажного оригинала, и програм­мы распознавания образов для перевода документа из формата графического изображения в текстовый формат.

Операции редактирования (правки) позволяют изменить уже существующий электронный документ путем добавления или удаления его фрагментов, перестановки частей документа, слия­ния нескольких файлов в один или, наоборот, разбиения единого документа на несколько более мелких. Ввод и редактирование при работе над текстом часто выполняют параллельно.

При вводе и редактировании формируется содержание текстового документа. Оформление документа задают операциями форматиро­вания. Команды форматирования позволяют точно определить, как будет выглядеть текст на экране монитора или на бумаге после печати на принтере.

Текстовые редакторы и текстовые процессоры

Все электронные текстовые документы требуют ввода и, обычно, редактирования, но форматирование документа не всегда является обязательным. Например, при написании текста компьютерной программы форматирование не требуется, поскольку исходный текст предназначен не для печати, а для последующей обработки программой -компилятором.

Более того, форматирование текстового документа во многих случаях вредит делу, поскольку информация о форматировании заносится в текст в виде невидимых кодов. Наличие подобных кодов может мешать определенным программам работать с текс­тами. Так, например, текстовый редактор Блокнот не способен отобразить на экране текстовый файл, созданный в текстовом процессоре Word Pad, хотя обе программы принадлежат к одной группе стандартных программ Windows 9x и обе предназначены для работы с текстами.

Таким образом, исторически сложилась ситуация, при которой некоторые документы требуют форматирования, а некоторые - нет. Оказалось удобным иметь различные программы: одни из них используются только для ввода и редактирования текста, а другие позволяют также его форматировать. Первые программы называют текстовыми редакторами, а вторые - текстовыми процессорами.

Все текстовые редакторы сохраняют в файле «чистый» текст и благодаря этому совместимы друг с другом. Различные текстовые процессоры записывают в файл информацию о форматировании по-разному и поэтому несовместимы друг с другом. Однако во многих текстовых процессорах есть возможность преобразования текста из одного формата в другой.

В состав системы Windows 9x входит стандартный текстовый редак­тор Блокнот и простой текстовый процессор WordPad. Нефор­матированные текстовые файлы в системе Windows имеют расширение. ТХТ, а файлы WordPad - расширение. DOC.

Текстовый процессор Word 9x

Стандартная программа WordPad, знакомая нам по операционной системе Windows 9x, на деле является очень упрощенной версией профессионального текстового процессора Word. Эта программа выпускается компанией Microsoft и за многие годы прошла дол­гий путь развития. Последняя версия программы носит название Word 97, но в эксплуатации находятся также версии Word 95 и еще более ранняя версия Word 6.0. Здесь и далее мы будем гово­рить об общих чертах этих программ, как о Word 9x.

Окно программы Word

Структура окна Word 9x типична для приложений Windows. В нее входят элементы, необходимые для редактирования и формати­рования текстов. В верхней части окна располагаются панели команд, к которым относятся строка меню и панели инструментов. После установки программы в ней по умолчанию присутствуют две панели инструментов - Стандартная и Форматирование. Однако если в ходе работы возникает необходимость в других панелях инструментов, их тоже можно открыть и расположить вдоль любой границы окна или отдельно.

Под панелями инструментов располагается линейка, проградуированная в сантиметрах или дюймах. Она помогает контролиро­вать размещение элементов страницы и управлять операциями форматирования.

Основную часть окна занимает рабочая область, содержащая окно редактируемого документа. Если окно документа развернуто на всю рабочую область, то оно совпадает с окном программы. Поэто­му в окне присутствуют два набора кнопок управления размером. Верхние кнопки относятся к программе, а нижние - к документу, и путать их не надо.

Вертикальная полоса прокрутки программы Word 9x имеет особен­ность. Под ней расположены три дополнительные кнопки перехода:

на страницу вверх и вниз или к избранному объекту, в качестве которого может выступать страница, раздел, таблица, сноска, заголовок, рисунок и т. п.

В самой нижней части окна располагается строка состояния. Она содержит справочную информацию о документе и индикаторы, указывающие на текущий режим работы.

Режимы представления документа

Начинать работу по изучению программы Word 9x следует с загрузки готового документа. Такой документ должен иметь рас­ширение. DOC. Загрузив произвольный документ, можно поэкспериментировать с режимами представления документа на экране. Таких режимов несколько:

1. Слева от горизонтальной полосы прокрутки располагаются четыре кнопки, позволяющие выбрать вид отображения доку­мента в рабочей области.

2. Первая кнопка включает обычный режим. Этот режим использу­ют при простом вводе и редактировании текста. В этом режиме не отображаются специальные элементы страницы, рисунки и столбцы текста. Это режим предназначен только для работы с текстом.

3. Режим электронного документа (В этом режиме на экране не отображаются кнопки выбора метода представления документа, поэтому в данный режим легко войти, но сразу не сообразишь, как из него выйти. Надо воспользоваться меню Вид. В нем имеются нужные элементы управления) наиболее удобен, если речь идет не о редактировании, а о просмотре готового документа. Слева открывается дополнительная панель с содержанием доку­мента. Она дает наглядное представление о структуре документа и обеспечивает удобный переход к любому разделу.

4. В режиме разметки документ представляется на экране точно так, как он будет выглядеть при печати на бумаге. Этот режим наиболее удобен для операций форматирования.

5. Последняя кнопка открывает документ в режиме структуры. Этот режим удобен для работ над планом документа (составле­ние, просмотр, редактирование).

Работа с несколькими документами

В отличие от своего упрощенного аналога, процессора WordPad, текстовый процессор Word 9x позволяет работать одновременно с несколькими документами. Каждый из них открывается в своем окне. Эти окна не выходят за пределы общего окна программы, но могут перекрывать друг друга. Средства текстового процессора позволяют управлять удобным размещением этих окон на экране и переключаться между ними.

Активное окно документа имеет собственные кнопки: сворачиваю­щую: Ц, разворачивающую: [Э и закрывающую: И - После сворачивания окно документа отображается в виде небольшой панели в левом нижнем углу рабочей области. При разворачивании окно занимает всю рабочую область окна приложения. Название текущего файла переносится в строку заголовка приложения, а кнопки управления размером окна - в строку меню.

Размеры отдельных окон документов можно изменять методом протягивания. Это делается так же, как изменение размера обыч­ных окон приложений.

Для переключения в окно нужного документа можно щелкнуть кнопкой мыши в любом месте этого окна. Если же нужное окно полностью закрыто окнами других документов, то для переклю­чения можно использовать меню Окно. Оно содержит пункты, соответствующие каждому из открытых документов.

Последовательно переключаться между открытыми окнами документов можно с помощью клавиатурных комбинаций. Комбинацией CTRL+F6 перебирают окна в прямом порядке, a CTRL+SHIFT+F6 - в обратном.

Команда Окно > Упорядочить все позволяет увидеть в рабочей области все окна документов одновременно. В этом случае окна располагаются друг над другом. Все они принимают одинаковый размер, а их суммарная высота соответствует высоте рабочей области. В таком режиме удобно работать только на мониторах большого размера. На мониторах малого размера удобный прием состоит в раскладывании окон каскадом, но он выполняется вручную.

Базовые операции по вводу и редактированию (правке) текста стандартны для всех текстовых редакторов и текстовых процессо­ров, поэтому знакомства с такими стандартными программами Windows 9x, как Блокнот и WordPad, уже достаточно, чтобы научиться применять те же средства в процессоре Word 9x.

1. Окно текущего документа всегда содержит мигающую верти­кальную черту - курсор. Ввод текста осуществляется путем набора с клавиатуры. Вводимые символы появляются в месте расположения курсора. Курсор при вводе сдвигается вправо (Чтобы вводимый текст замещал, а не сдвигал текст, имевшийся ранее, включают режим замены. Переключение режима замены осуществляют нажатием клавиши INSERT или двойным щелчком на индикаторе ЗАМ в строке состояния).

3. По достижении правого края страницы текст автоматически переносится на новую строку. Чтобы принудительно завершить строку и начать новый абзац, надо нажать клавишу ENTER.

Перемещение курсора

4. Установить курсор в нужное место документа проще всего щелчком мыши в нужной точке. То же можно выполнить кур­сорными клавишами. Прочие доступные клавиатурные комби­нации приведены в сопроводительной таблице.

Работа с фрагментами текста

5. Для удаления, копирования и перемещения фрагментов текста соответствующий фрагмент должен быть сначала выделен. Выде­ление фрагмента производится протягиванием мыши или любой командой перемещения курсора при нажатой клавише SHIFT.

6. Выделенный фрагмент удаляют нажатием клавиши DELETE или просто путем набора замещающего текста. Перемещение фрагмента можно осуществить методом перетаскивания, хотя намного удобнее использовать буфер обмена.

Средства поиска и замены

При работе с длинными документами иногда приходится вносить в них повторяющиеся изменения. Программа Word 9x имеет спе­циальные средства для поиска и замены. Эти средства позволяют найти в тексте фрагмент, заданный в виде текстовой строки, и заменить указанную строку новым текстом. Команда поиска полез­на, когда известно, о чем говорится в нужном абзаце, но совер­шенно неизвестно, в какой части документа он располагается.

1. Диалоговое окно Найти и заменить открывают командой Прав­ка > Найти или комбинацией CTRL+F. Можно также щелкнуть на кнопке Выбор объекта перехода и на открывшейся панели выбрать значок Найти.

2. В поле Найти вводят фрагмент разыскиваемого текста.

3. Чтобы задать дополнительные параметры поиска, надо щелк­нуть на кнопке Больше.

4. Дополнительные кнопки Формат и Специальный позволяют разыскивать текст, отформатированный указанным образом, и специальные «непечатаемые» символы. Поиск начинается после щелчка на кнопке Найти далее.

5. Для автоматической замены найденного текста используют элементы управления вкладки Заменить.

6. Заменяющую строку вводят в поле Заменить на. Стандартный прием поиска и замены заключается в том, что по щелчку на кнопке Найти далее разыскивается очередное место, где задан­ная строка встречается в документе, а затем щелчком на кнопке Заменить выполняется замена (если она необходима). Если заранее известно, что замену следует произвести по всему доку­менту и во всех случаях, можно сразу щелкнуть на кнопке Заме­нить все.

7. Элементы управления вкладки Перейти используют для перехо­да к специфическому тексту или объекту, например к заданной странице, сноске или рисунку.

8. Тип объекта выбирают в раскрывающемся списке Объект пере­хода, после чего в поле Введите номер задают его абсолютный или относительный номер.

9. Переход выполняют щелчком на одной из кнопок Следую­щий, Предыдущий или Перейти.

Отмена действия ошибочных команд

Человеку, как известно, свойственно ошибаться, и работа в тек­стовом процессоре не является исключением. Ошибки, приводящие к потере больших фрагментов текста, могут потребовать значительного времени на их исправление, а если оригинал тек­ста не сохранился, то трудности могут быть непреодолимыми.

Текстовый процессор Word 9x обеспечивает своего рода «стра­ховку» от подобных ошибок. Он позволяет отменять действие ошибочных команд и восстанавливать состояние документа, предшествующее неправильным операциям.

Отмену последней выполненной команды выполняют командой Правка - Отменить, кнопкой Отменить на панели инструментов или клавиатурной комбинацией CTRL+Z. Серия отмен позволяет отменить действие нескольких предыдущих команд.

Для отмены нескольких последних команд можно также щелкнуть на раскрывающей кнопке рядом с кнопкой Отменить на панели инструментов. При этом открывается список команд, отмена действия которых возможна.

Отмена подразумевает восстановление состояния документа таким, каким оно было до исполнения соответствующей команды. Поэтому при движении вниз по данному списку отменяемые команды выбираются автоматически. Выбранные команды выде­ляются цветом, а в нижней строке указывается общее число отме­няемых команд. Отмену группы команд выполняют щелчком мыши на последней отменяемой команде.

Если операция была отменена по ошибке, то сразу после этого ее можно повторить с помощью команды Правка-Повторить, кнопки Вернуть или комбинации клавиш CTRL+Y. Последовательное выполнение такой операции позволяет повторить ряд отмененных команд. Кнопка Вернуть, как и кнопка Отменить, имеет раскрывающийся список, позволяющий повторить группу команд.

Повторение операций возможно только непосредственно после их отмены. Если вместо этого выполнить другую операцию, например ввод, то список повторяемых команд очищается, а кнопка Вернуть становится неактивной.

Определение вида и начертания шрифта

Один из наиболее простых и, в то же время, наиболее вырази­тельных способов изменения внешнего вида текста состоит в изменении шрифта, которым он написан. Правда, прикладные программы не занимаются управлением шрифтами, установлен­ными на компьютере, - этим занимается сама операционная сис­тема Windows. Прикладные программы в этом вопросе лишь опираются на операционную систему, хотя и могут создавать некоторые дополнительные специальные эффекты.

1. В Word 9x по умолчанию все операции изменения шрифта применяются к выделенному фрагменту текста или, при отсут­ствии выделения, к слову, на котором располагается курсор. Для простейших операций по изменению вида и начертания шрифта используют панель инструментов Форматирование.

В раскрывающемся списке Шрифт выбирают гарнитуру, в списке Размер шрифта определяют размер символов, а кнопками Полужирный, Курсив и Подчеркнутый изменяют их начертание.

2. Эффекты, недоступные с панели инструментов Форматиро­вание, можно создать в диалоговом окне Шрифт, которое открывают командой формат > Шрифт или пунктом Шрифт в контекстном меню. В нижней части всех вкладок этого диалогового окна приводится пример текста, написанного в соответствии с заданными параметрами шрифта.

3. Элементы управления вкладки Шрифт соответствуют элементам панели инструментов Форматирование. Раскрывающийся список Подчеркивание предоставляет нестандартные варианты подчеркивания текста (например, двойной чертой или пунктиром). Цвет отображения текста изменяют в раскрывающемся списке Цвет. Эта операция имеет смысл только для электрон­ных документов и документов, которые будут распечатываться на цветном принтере. Нестандартные эффекты оформления текста создают установкой флажков на панели Эффекты.

4. Элементы управления вкладки Интервал позволяют изменить интервал между символами. Благодаря этому текст может быть уплотнен или разрежен, что нередко используют в заголовках.

5. Средства вкладки Анимация используют для динамического оформления текста, но только в электронных документах.

Выравнивание абзацев

Основной смысловой единицей текста обычно является абзац. Поэтому команды выравнивания и операции форматирования предназначены для изменения внешнего вида отдельных абзацев.

Выравнивание абзаца - это расположение его текста в соответ­ствии с заданными правилами. Чаще всего речь идет о горизон­тальном выравнивании текста, то есть о его расположении между правым и левым полями страницы.

1. При выравнивании по левому краю все строки абзаца начинаются с одной и той же позиции, то есть левый край абзаца образует вертикальную линию.

2. При выравнивании по правому краю то же можно сказать о пра­вой границе абзаца.

3. При выравнивании по ширине ровными оказываются и левая, и правая границы.

4. В случае выравнивания по центру строки располагаются симмет­рично относительно вертикальной оси, проходящей через середину страницы. Такое выравнивание нередко применяют для заголовков.

5. Книги, журналы и другие печатные издания и документы на русском языке традиционно оформляют с использованием выравнивания по ширине. В англоязычных документах обходятся только выравниванием по левому краю.

6. В программе Word выравнивание задают щелчком на соответ­ствующей кнопке на панели инструментов Форматирование. Из четырех кнопок (По левому краю, По центру, По правому краю и По ширине) может быть включена только одна.

Форматирование с помощью линейки

Линейка не только предоставляет информацию о разметке доку­мента, но и является мощным инструментом форматирования. Она позволяет управлять боковыми границами и позициями табуляции текущего абзаца. Границы абзаца задают путем пере­мещения (перетаскивания) специальных маркеров.

1. Треугольный маркер, расположенный слева внизу (острием вверх) задает левую границу для всех строк абзаца, кроме первой.

2. Перевернутый треугольный маркер слева вверху задает линию начала первой строки абзаца и позволяет сформировать абзац­ный отступ.

3. Квадратный маркер под линейкой - это элемент управления, всегда располагающийся непосредственно под треугольным маркером левой границы абзаца. При его перетаскивании оба маркера левой границы перемещаются вместе, с сохранением их относительного положения. Такое специальное оформление абзаца можно использовать при форматировании эпиграфов, особенно важных фрагментов текста, цитат и так далее.

4. Треугольный маркер, расположенный справа, задает правую границу текущего абзаца.

5. Линейку также используют для задания позиций табуляции. Позиции табуляции применяют, когда строка состоит из нескольких полей, например в несложной таблице. По умолча­нию позиции табуляции располагаются через каждые полдюйма и отмечаются на линейке короткими вертикальными засечками.

6. Символ, обозначающий позицию табуляции, располагается на линейке слева. Он имеет вид «уголка». Щелкнув на нем, можно изменить вид символа табуляции и, соответственно, метод отоб­ражения текста.

Выбранный символ табуляции устанавливают щелчком на линейке. В дальнейшем его положение можно изменять перетаскиванием. Для удаления символа табуляции его перетаскивают за пределы линейки. После установки позиции табуляции вручную все пози­ции табуляции, заданные по умолчанию и расположенные до нее, удаляются.

Автоматизация форматирования.

В длинных документах большинство абзацев форматируется оди­наково. Точнее говоря, обычно существует несколько вариантов оформления абзаца, которые многократно используются внутри документа.

Форматировать абзац вручную при каждом изменении текста неудобно, особенно если учесть, что, вероятнее всего, уже сущест­вует абзац, отформатированный так, как нужно. Программа Word решает эту проблему, позволяя производить форматирование по образцу, а также путем применения наперед заданных стилей форматирования.

Форматирование по образцу

Чтобы выполнить форматирование по образцу, надо установить курсор на абзац, имеющий нужный метод форматирования, и щелкнуть на кнопке Формат по образцу. Далее можно щелкнуть на абзаце, формат которого требуется изменить, и он будет выглядеть точно так же, как выбранный в качестве образца.

Если требуется изменить формат нескольких абзацев, надо дважды щелкнуть на кнопке Формат по образцу. После внесе­ния всех необходимых изменений, надо еще раз щелкнуть на кнопке Формат по образцу или нажать клавишу ESC.

Стили форматирования.

Стиль форматирования - это совокупность всех параметров оформления, определяющих формат абзаца. Доступные стили перечислены в раскрывающемся списке Стиль, расположенном на панели инструментов форматирование. В начале работы с программой Word этот список содержит перечень стилей, заданных по умолчанию.

При выборе одного из стилей, представленных в данном списке, изменяется формат текущего абзаца (абзаца, в котором расположен курсор) или формат выделенного фрагмента (С точки зрения компьютера абзацем считается любой фрагмент текста, ограниченный с двух сторон символами «возврат карет­ки» (код 13). Этот код вводится в текст всякий раз, когда мы нажимаем клавишу ENTER. Этот код считается невидимым, поскольку ему не соответствует ни одна буква. Но увидеть его все-таки можно, если щелкнуть на кнопке Непечатаемые символы).

Создание стиля

Создание стиля по образцу

Это самый наглядный способ создания стиля. Для этого нужно отформатировать абзац, щелкнуть на поле Стиль и ввести название нового стиля. После этого список Стиль будет содер­жать название нового стиля.

Изменение стиля

Если изменить оформление абзаца, использующего определен­ный стиль, а затем щелкнуть на поле Стиль и нажать клавишу ENTER, откроется диалоговое окно Переопределение стиля. С его помощью можно восстановить форматирование абзаца в соответствии с ранее определенным стилем или изменить стиль по всему документу. При изменении стиля все абзацы, использующие этот стиль, переформатируются автоматически.

Разработка нового стиля

Если требуется подготовить новый стиль для использования в документе, следует дать команду Формат ^ Стиль. В диалоговом окне Стиль можно щелкнуть на кнопке Создать (для создания нового стиля) или Изменить (для изменения существующего).

В новом диалоговом окне Создание стиля (соответственно, Изменение стиля) можно задать имя нового стиля и указать, какой из существующих стилей принимается за основу.

Чтобы изменить оформление определяемое данным стилем, надо щелкнуть на кнопке Формат и выбрать в открывшемся меню форматируемый элемент.

Если включить флажок Добавить в шаблон (Шаблон – служебный документ с расширением DOT, содержащий отформатированный образец документ а и средства управления, характерные для документа данного типа (набор стилей, настройка панелей и т. д.). По умолчанию при создании нового документа используется шаблон Обычный – Normal. dot), создаваемый (изменяемый) стиль добавляется в стандартный шаблон программы Word, после чего этот стиль можно использовать и в других документах.

Текстовые редакторы

Для обработки текстовой информации на компьютере используются приложения общего назначения - текстовые редакторы . Текстовые редакторы позволяют создавать, редактировать, форматировать, сохранять и распечатывать документы.

Простые текстовые редакторы позволяют редактировать текст, а также осуществлять простейшее форматирование шрифта.

Более совершенные текстовые редакторы, которые называют иногда текстовыми процессорами , имеют широкий спектр возможностей по созданию документов (вставка списков и таблиц, средства проверки орфографии, сохранение исправлений и др.).

Для подготовки к изданию книг, журналов и газет в процессе макетирования издания используются мощные программы обработки текста - настольные издательские системы .

Для подготовки к публикации в Интернете Web-страниц и Web-сайтов используются Web-редакторы .

Текстовый редактор – прикладной программный продукт, использующийся для создания и обработки текстовых документов. Один из самых известных и мощных текстовых процессоров является Word, входящий в состав интегрированной среды Microsoft Office.

Выделяют несколько режимов при работе с текстовым редактором:

создание (нового документа);

сохранение;

открытие (сохраненного документа);

ввод и редактирование данных.

Способы создания документов.

В текстовых процессорах для создания документов многих типов со сложной структурой (письма, резюме, факсы и т. д.) используются мастера . Разработка документа с помощью мастера производится путем внесения необходимых данных в последовательно появляющиеся диалоговые панели.

Например, можно использовать мастер создания календаря, который должен разместить на странице в определенном порядке обязательный набор надписей (год, месяц, дата и др.).

Создание документов можно производить с помощью шаблонов , т. е. пустых заготовок документов определенного назначения. Шаблоны задают структуры документов, которые пользователь заполняет определенным содержанием. Текстовые процессоры имеют обширные библиотеки шаблонов для создания документов различного назначения (визитная карточка, реферат и др.).

Однако в большинстве случаев для создания документов используется пустой шаблон Новый документ , который пользователь заполняет содержанием по своему усмотрению.

Документы и шаблоны документов создаются с помощью команд кнопки Office .

Выбор параметров страницы.

На первом этапе работы с печатным изданием надо установить параметры его страниц. К ним относятся размер и ориентация листа, величина полей, расстояние от колонтитулов до верхнего и нижнего краев страницы. Установленные параметры могут быть изменены в процессе работы над изданием. Параметры страниц могут быть одинаковыми для всего издания, а могут быть различными в разных разделах (как правило, это относится к колонтитулам).

При выборе размера страницы ориентируйтесь на печатающее устройство. Так, лист формата А4 можно распечатать на любом из современных принтеров, тогда как формат АЗ поддерживается только специальными модификациями принтеров. Ориентация страницы может быть выбрана книжная (высота листа больше ширины) или альбомная (высота листа меньше ширины).

При установке величины полей прежде всего необходимо определить, односторонняя или двухсторонняя печать будет использоваться. При односторонней печати содержимое печатного издания располагается только на одной стороне печатного листа (такая печать часто используется при оформлении докладов, рефератов, диссертаций и т. п.). В этом случае различают верхнее, нижнее, левое и правое поля. При подготовке журнальных и книжных изданий используется двухсторонняя печать. Здесь различают так называемые зеркальные поля, а также вместо левого и правого полей используют понятия внутренних и внешних полей.

Многовековым опытом издательства книг было установлено, что достаточно большие поля снижают нагрузку на зрение и облегчают восприятие информации, в то время как маленькие поля такую нагрузку существенно увеличивают. Кроме того, были выработаны некоторые соотношения между величинами полей. Самым маленьким должно быть поле около переплета (иногда его называют корешковым), т. е. левое поле - при односторонней печати и внутреннее - при двухсторонней. Несколько более широким должно быть верхнее поле. Следующее - правое, или внешнее, поле, и самое большое - нижнее. Такая величина полей объясняется особенностями человеческого зрения. Глаз человека видит середину каждой вертикальной линии несколько выше, чем она расположена на самом деле, поэтому середина полосы набора должна быть несколько выше середины страницы. При просмотре разворота издания внутренние поля сливаются в одно большое, из чего следует, что для улучшения зрительного восприятия полосы должны быть несколько сдвинуты внутрь.

Установка параметров страницы.

Параметры страницы устанавливаются на вкладке Разметка страницы , в соответствии с алгоритмом, приведенным в табл. 1. Для вызова диалогового окна Параметры страницы необходимо щелкнуть по кнопке вызова диалогового окна (рис. 1).

Рис. 1. Кнопка вызова диалогового окна

При этом открывается диалоговое окно Параметры страницы.

В этом окне 3 раздела: Поля, Размер бумаги и Источник бумаги .

Размер и вид полей, а также положение колонтитулов устанавливаются в разделе Поля .

Размер и ориентация бумаги устанавливаются в разделе Размер бумаги .

При установке размера полей необходимо либо увеличить величину внутреннего (или левого) поля до величины переплета, либо установить величину переплета отдельно.

Таблица 1. Установка параметров страницы

Действие	Алгоритм
Установка размеров и ориентации страницы	Выбрать раздел Размер бумаги диалогового окна Параметры страницы . В раскрывающемся списке Размер бумаги выбрать нужный размер. С помощью переключателей Ориентация установить необходимую ориентацию страницы.
Установка величины полей Установить расстояние от краев страницы до колонтитулов с помощью соответствующих счетчиков.

Практическое задание 1.

Установите следующие параметры страницы для будущего издания: формат бумаги - А4, ориентация - книжная; поля - зеркальные: верхнее - 2 см, нижнее - 2,5 см, внутреннее - 1 см, внешнее - 2,2 см.

Практическое задание 2.

Установите следующие параметры страницы для будущего издания: формат бумаги - А3, ориентация - альбомная; поля: верхнее - 1,5 см, нижнее - 2 см, внутреннее - 1,5 см, внешнее - 2,8 см.

Практическое задание 3.

Установите следующие параметры страницы для будущего издания: формат бумаги - А5, ориентация - книжная; поля: верхнее - 1,3 см, нижнее - 1,2 см, внутреннее - 1,1 см, внешнее - 2,2 см.

Тема 29. Технологии создания электронных документов

Сегодня уже неудивительно, когда читатель (пользователь), приходя в библиотеку и проведя в ней определенное количество времени, не только не пользуется ее фондом, но даже и не делает попытки заказать литературу. Многие свои потребности пользователи удовлетворяют на информационном уровне, т.е. вполне довольствуются библиографической, реферативной, справочной и иной электронной информацией, полученной через Интернет, с помощью CD-ROM или иным способом. Более того, развитие электронного ресурса приводит к тому, что многие библиотеки, не имея средств на комплектование зарубежных изданий, находят возможность организовать доступ своим пользователям к полнотекстовым электронным ресурсам, и эти тенденции набирают силу (электронная научная библиотека РФФИ, электронные издания Института "Открытое общество" – Россия и др. предоставили бесплатный доступ многим библиотекам к нескольким тысячам названий зарубежных журналов). Кроме того, получает все большее распространение электронная доставка документов, которая позволяет пользователям библиотек, не приходя в саму библиотеку, заказать со своего рабочего места (или из дома) электронную копию той или иной статьи, брошюры, фрагмента книги и в считанные мгновения получить ее. При этом нельзя не отметить, что уже во многих библиотеках число удаленных обращений (посещений) к Интернет-сайту библиотеки превосходит число обычных физических посещений.
Все вышеизложенное подтверждает, что старые представления о библиотеке рушатся на глазах. Читатель уже далеко не всегда приходит в библиотеку за документом, он приходит за информацией и/или электронным ресурсом. Библиотека постепенно превращается в центр информационных электронных ресурсов, сохраняя, тем не менее, за собой функции обычной библиотеки по обслуживанию пользователей печатными документами. Эта новая функция современной библиотеки не только наглядно иллюстрирует одну из главных тенденций современной библиотечной деятельности, она также должна учитываться как в планировании развития автоматизированных библиотечно-информационных технологий, так и в целом для пересмотра уже устаревшей концепции традиционной библиотеки.

Технологии создания электронного документа

Во – первых, это технологии аналитико – синтетической обработки информации в АБИС.
Аналитико – синтетическая обработка (АСО) – отдельные процессы, включающие операции или группы операций, связанные с анализом документов или данных но не ведущие к существенному изменению их содержания, структуры и вида. В автоматизированных системах АСО может выполняться как в виде ручных, "человеко-машинных", так и чисто "машинных" (т.е. с использованием только автоматизированных средств) операций. Примерами полностью или частично автоматизированной реализации АСО могут служить операции сортировки, записи/перезаписи, кодирования, декодирования, шифрования/дешифрования, конвертирования и др. Обработка данных – обобщенное наименование разнородных процессов, связанных с данными. Можно отметить некоторые термины, связанные с видами обработки данных:

• Интегрированная обработка данных – принцип организации обработки данных в автоматизированной системе, при котором процессы или операции, ранее выполнявшиеся в различных организациях, подразделениях или участках технологической цепи, объединяются или оптимизируются с целью повышения эффективности системы. Одной из возможных целей "интегрированной обработки данных" является создание интегрированных баз данных.
• Распределенная обработка данных – обработка данных, проводимая в распределенной системе, при которой каждый из технологических или функциональных узлов системы может независимо обрабатывать локальные данные и принимать соответствующие решения. При выполнении отдельных процессов узлы распределенной системы могут обмениваться информацией через каналы связи с целью обработки данных или получения результатов анализа, представляющий для них взаимный.
• Автоматизированная обработка (данных/документов) – обработка (данных или документов), выполняемая автоматически, без участия человека или при ограниченном его участии. Техническими средствами реализации "автоматизированной обработки" могут быть ЭВМ или иные устройства, машины.
• Машинная обработка – выполнение операций над данными с помощью ЭВМ или других устройств обработки данных.
• Предмашинная обработка, подготовка данных для ввода – этап аналитико-синтетической переработки или обработки документов, связанный с формализацией итоговых документов и записью их содержания на рабочий лист.
• Сортировка – автоматическое или ручное распределение документов или данных по каким-либо заданным признакам. Совокупность процессов, связанных с приведением записей в файле в соответствие с последними изменениями в предметной области или полученными новыми сведениями (данными). "Обновление файла" предполагает выполнение следующих операций: просмотр записей, добавление новых записей, стирание (удаления) или исправление (редактирование) существующих записей.

Во – вторых, это технологии оцифровки информации.
К технологиям оцифровки информации относят:

1.Сканирование.
Этот способ особенно удобен для тех, кто готовит мультиме¬дийные приложения на основе уже имеющихся печатных мате¬риалов и иллюстраций.
Сканер – это периферийное устройство персонального компьютера, позволяющее вводить в компьютер оригиналы, представленные в виде текстовых документов, рисунков, слайдов, фотографий и так далее. Сканер преобразует подобную информацию в электронную.
На основании обобщенной оценки характеристик сканеров эти устройства можно подразделить на следующие подгруппы:

o Ручные сканеры.

o Страничные (протяжные) сканеры.

o Слайд – сканеры.

o Проекционные сканеры.

o Барабанные сканеры.

2.Ввод данных с клавиатуры.

Ввод данных с клавиатуры – разновидность ручного ввода. Технологическим средством обеспечения клавиатурного ввода является рабочий лист. Ввод текста осуществляется с помощью текстового редактора Word, который входит в пакет программ под общим названием Office, выпущенный корпорацией Microsoft. Он предназначен для работы под управлением операционной системы Windows.
Word – приложение Windows, предназначенное для создания, просмотра, модификации и печати текстовых документов, которое дает возможность выполнять все без исключения традиционные операции над текстом, предусмотренные современными компьютерными технологиями:

o набор и модификация неформатированной алфавитно-цифровой информации;

o форматирование символов с применением множества шрифтов True Type разнообразных начертаний и размеров;

o форматирование страниц (включая колонтитулы и сноски);

o форматирование документа в целом (автоматическое составление оглавления и разнообразные указатели);

o проверка правописания, подбор синонимов и автоматический перенос слов.

В – третьих, это технологии обработки оцифрованных документов.
К технологиям обработки оцифрованных документов относят распознавание символов и их дальнейшее редактирование.
Программные средства оптического распознавания символов – OCR (Optical Character Recognition) предназначены для автоматического ввода в компьютер печатных документов. Чаще всего пользователи применяют на практике систему оптического распознавания текстов FineReader производства ABBYY и систему оптического распознавания символов CuneiForm производства Cognitive Technologies Ltd. Обе системы обладают приблизительно равноценными возможностями и предназначены для распознавания текстов, набранных практически любыми шрифтами (кроме иероглифов и арабских), без предварительного обучения. Особенностью программ является высокая точность распознавания символов и малая чувствительность к дефектам печати.
Программные системы OCR работают следующим образом. Допустим, вы располагаете текстовым бумажным документом со сложной структурой, т.е. помимо текста в документе содержатся таблицы, диаграммы, иллюстрации и т.п. Нужно отредактировать текст средствами текстового процессора. Для решения подобной задачи нужно поместить документ в сканер и создать его электронную копию, представляющую собой графическое изображение документа.
Дальше необходимо преобразовать изображение в текст. Данный этап является очень ответственным, поскольку результатом сканирования является изображение, которое можно сохранить исключительно в файле того или иного графического формата или загрузить для обработки не в текстовый, а в какой-либо графический редактор. Вставить изображение непосредственно в текстовый редактор можно. Вместе с тем для текстовых приложений изображение является неделимым элементом и не может быть идентифицировано. Таким образом, даже если на изображении присутствует текст, средствами текстового редактора его отредактировать невозможно. Поэтому прежде всего необходимо преобразовать изображение символов в текст как таковой, т.е. в последовательность символов, доступную для обработки в текстовых редакторах.
Программные системы FineReader и CuneiForm позволяют решать задачи преобразования изображений в тексты и поставляются в виде комплексов, достаточно мощных для применения в практической деятельности.
Процесс распознавания текста системами OCR состоит в следующем.
Вначале необходимо получить графическое изображение документа, что может быть реализовано двумя путями – сканированием документа либо загрузкой изображения из файла. Программная среда приложений позволяет просматривать изображения в различных масштабах, а также выполнять с ними некоторые преобразования, в частности поворачивать и инвертировать их.
На следующем этапе обработки документов выполняется их разметка. Цель этой операции – указать системе OCR, каким образом текст расположен на изображении.
Результаты автоматической разметки можно корректировать вручную – создавать и удалять блоки текста, перемещать их, задавать их размеры, делить на смежные блоки, делать блоки многоугольными, присоединяя к ним или вырезая из них прямоугольники блоков и т.п. Блокам можно присваивать порядковые номера, что очень удобно, если нужно преобразовать сложно отформатированный текст в простой.
Для текстов, напечатанных расплывчато или на неоднородном фоне, используется адаптивное сканирование, позволяющее за счет некоторого снижения производительности повысить точность определения контуров букв.
При распознавании неконтрастных, бледно напечатанных документов качество распознавания можно улучшить путем регулировки таких параметров, как яркость, контрастность и порог уровня черной и белой точек.
Параметры разметки и распознавания настраиваются для того, чтобы система OCR была способна правильно разбивать текст на блоки и распознавать его. В частности, нужно указать, на каком языке (языках) написан распознаваемый текст.
Для оперативной работы с распознанным текстом в систему OCR интегрирован собственный текстовый редактор, напоминающий встроенное в Windows приложение WordPad. Текстовый редактор способен поддерживать такие основные возможности форматирования текста, как шрифты и начертания, верхние и нижние индексы, таблицы, колонки, рамки, перемещаемые поверх текста. В распознанном тексте определенным фоном выделяются сомнительные слова, причем в текстовом редакторе предусмотрены средства для быстрого поиска сомнительных слов, что существенно упрощает просмотр и правку распознанного текста.
Некоторые версии систем OCR, например ABBYY FineReader Corporate Edition, содержат интегрированные средства для коллективной работы. Для реализации возможности работы в сети на каждом компьютере должна быть установлена отдельная копия программы.
В этом случае может быть организована работа с одним и тем же пакетом на нескольких компьютерах. Сетевые средства системы обладают возможностью отслеживать процесс обработки страниц – кем в данный момент страница открыта, отсканирована, распознана, проверена и т.п. Изменения, производимые со страницей одним пользователем, видны всем, кто работает с этим же пакетом.
Возможностями коллективной работы обладает также система CuneiForm 2000 Master, которая помимо собственно среды CuneiForm 2000 и текстового редактора содержит встроенный программный блок пакетного сканирования и распознавания, а также программные средства для использования сканеров в локальной сети.

В – четвертых, это технологии создания WEB-документов.
Для создания Web – документов чаще используется язык HTML (HyperText Markup Language). Это понятие включает в себя различные способы оформления гипертекстовых документов, дизайн, гипертекстовые редакторы, браузеры и многое другое. Гипертекст как нельзя лучше подходит для включения элементов мультимедиа в традиционные документы. Практически, именно благодаря развитию гипертекста, большинство пользователей получило возможность создавать собственные мультимедийные продукты и распространять их на компакт – дисках. Такие информационные системы, выполненные в виде наборов HTML – страниц, не требуют разработки специальных программных средств, так как все необходимые инструменты для работы с данными стали частью стандартного программного обеспечения большинства персональных компьютеров. При таком подходе от пользователя требуется выполнить только ту работу, которая непосредственно относится к тематике разрабатываемого продукта: подготовить тексты, нарисовать рисунки, создать HTML – страницы и продумать связи между ними.

Электронные издания и электронные библиотеки
Вычислительная техника позволяет сохранять и распространять информацию в электронной форме, что играет революционную роль в истории человечества, аналогичную изобретению книгопечатания. Электронная форма позволяет хранить информацию наиболее надежно и компактно, распространять ее оперативнее и шире и, кроме того, предоставляет возможности ее использования, которых не могло быть при иных формах. Основными средствами для реализации этих возможностей являются электронные издания (ЭИ) и электронные электронные библиотеки (ЭБ).
Естественно, что ЭИ и ЭБ для выполнения своих функций фактически должны реализовываться в виде некоторых информационных систем отличительными свойствами которых являются длительное хранение и использование информации, в частности ее распространение. Информационные системы, работающие с динамической информацией, а также накапливающие информацию, но не предполагающие ее распространять (системы архивного типа), не могут быть отнесены к рассматриваемому классу. Таким образом, ЭИ и ЭБ занимают опреденное положение среди других информационных систем.
Электронное издание – электронный документ (группа документов), прошедший редакционно-издательскую обработку, предназначенный для распространения в неизменном виде, имеющий выходные сведения.
ЭИ состоит из информации и программного обеспечения, позволяющего визуализировать эту информацию, эффективно использовать её, но не изменять. Таким образом, ЭИ представляет собой информационную систему, в которой нет функций коррекции имеющейся информации (удаления, дополнения и др.). Основное назначение информационной системы ЭИ – максимально точное воспроизведение исходной информации и предоставление пользователю средств решения определенного набора функциональных задач.
ЭИ являются тиражируемыми продуктами и могут распространяться на любых машиночитаемых носителях (компактных оптических дисках, магнитных дискетах и т.п.) или через телекоммуникационные сети.
При этом надо иметь в виду, что распространяется именно информационная система, а не только информация. Если же информация ис¬пользуется с помощью иных программных средств, то может теряться некоторая ее часть, не будут реализовываться все ее свойства, может существенно сократиться спектр пользовательских возможностей.
Область деятельности, связанная с электронными библиотеками, является достаточно новой и поэтому еще не имеет устойчивой терминологии. (Безусловно, не следует отождествлять ее с автоматизацией традиционных библиотечных процессов, хотя провести между ними точную границу вряд ли возможно.)
Существенное развитие работы по электронным библиотекам получили на рубеже 1990-х гг., когда появились адекватные средства вычислительной техники и информационные технологии, обеспечивающие надежное сохранение, оперативную обработку и эффективное использование больших массивов разнородной информации, прежде всего текстовой. Именно в то время в ряде стран стали подготавливаться проекты электронных библиотек. Некоторые из них легли в основу соответствующих национальных и международных программ.

МОДУЛЬ 2. ТЕКСТОВЫЙ РЕДАКТОР MICROSOFT WORD XP

ЛЕКЦИЯ 1. СОЗДАНИЕ И РЕДАКТИРОВАНИЕ ТЕКСТОВОГО ДОКУМЕНТА

Фирма Microsoft поставляет пакет программ Microsoft Office , в который входят наиболее используемые деловые программы фирмы. Пакет программ Microsoft Office не входит в состав Windows . Это значит, что его необходимо устанавливать дополнительно. Как правило, если пакет программ Microsoft Office установлен, на рабочем столе отображается панель инструментов Microsoft Office .

Microsoft Office XP поставляется в двух вариантах: стандартном и профессиональном. В состав пакета входят следующие приложения:

Microsoft Excel XP – табличный редактор, позволяющий создавать, оформлять и рассчитывать таблицы любой сложности.

Microsoft Word XP – современный текстовый редактор.

Microsoft PowerPoint XP – позволяет подготовить материалы к презентации. Программа использует информацию остальных программ пакета Microsoft Office .

Microsoft Outlook XP – информационная система, обеспечивающая хранение и обмен информацией с другими пользователями сети.

Microsoft Access XP (только в профессиональном варианте) – реляционная база данных.

Фирма Microsoft создала пакет программ в расчете на взаимодействие приложений, входящих в пакет. Благодаря этому можно создавать интегрированные документы, опирающиеся на данные различных приложений. Пользователь осуществляет переход от одного приложения к другому, практически не замечая этого. Программам пакета Microsoft Office характерны многочисленные общие черты интерфейса (способа общения).

Запуск Word

Для запуска Microsoft Word:

1. щелкните на кнопке Пуск в панели задач;

2. в появившемся главном меню Windows наведите курсор на строку Программы ;

3. В ее меню щелкните левой кнопкой мыши по строке Microsoft Word . Запускается Word и создается документ, который по умолчанию называется Документ1.

Чтобы создать документ Word в окне папки, нужно открыть меню Файл окна папки,навести курсор на строку Создать и в ее меню щелкнуть левой кнопкой мыши по строке Документ Microsoft Word . То же можно сделать, открыв контекстное меню окна папки, наведя курсор на пункт Создать и в следующем меню щелкнув по строке Документ Microsoft Word . В окне папки создается файл, который по умолчанию называется Документ Microsoft Word . Щелкнув два раза левой кнопкой мыши по его пиктограмме или нажав клавишу Enter , когда файл выделен, открываем файл для работы с ним.

Окно Word

Окно Word состоит из 2- частей - из окна программы и окна документа, в которое можно вводить текст. Окно Word содержит различные элементы (рис. 1).

Рис 1. Элементы окна Word

Описание элементов окна Word

Элемент окна	Назначение
Рабочая область	Здесь отображается документ, в котором можно вводить текст и редактировать его
Строка меню	В этой строке выведены названия меню (Файл, Правка, Вид, Вставка, Формат, Сервис, Таблица, Окно, Справка), которые предоставляют доступ к их командам
Панели инструментов	Кнопки на панелях инструментов позволяют выполнить часто встречающиеся команды с помощью щелчка левой кнопкой мыши. По умолчанию активны две панели инструментов - Стандартная и Форматирование.
Строка состояния	Здесь Word показывает информацию о документе и состояние переключателей (номер страницы, в которой находится курсор, общее количество страниц в документе, положение курсора на странице и т.д.)
Полосы прокрутки	Для перемещения по документу без перемещения курсора. Можно перемещаться с помощью кнопок по границам полос прокрутки или перетягивая бегунок полосы прокрутки при нажатой левой кнопке мыши. Полоса прокрутки справа на экране – для перемещения по вертикали, полоса над строкой состояния – по горизонтали
Кнопка Свернуть (в строке заголовка)	Сворачивает окно Word в панель задач. Чтобы восстановить окно Word щелкните на кнопке с именем документа в панели задач.
Кнопка Свернуть в окно/Развернуть (в строке заголовка)	Щелкните на этой кнопке, чтобы окно Word заняло определенную часть экрана (при этом можно менять размеры окна)/заняло весь экран
Кнопка Закрыть (в строке заголовка)	Закрывает окно Word (выход из программы). Если изменения в документе не были сохранены, появляется окошко Сохранить изменения в документе «Имя документа.doc»? с кнопками Да, Нет, Отмена. При щелчке левой кнопкой мыши по кнопке Да сохраняются изменения в документе, после чего окно Word закрывается; при щелчке по кнопке Нет окно Word закрывается без сохранения изменений; щелчок по кнопке Отмена возвращает в режим редактирования документа
Кнопка Закрыть окно (справа в строке меню)	Закрывает окно активного документа, окно Word остается открытым

Создание нового документа в окне Word

Когда Word уже запущен, можно создать новый документ, щелкнув на кнопке Создать панели инструментов Стандартная , или по команде Создать меню Файл , или нажав комбинацию клавиш Ctrl+N .

Выход из программы

Закончив работу в Word, можно закрыть программу несколькими способами:

В меню Ф а йл щелкните левой кнопкой мыши по команде Выход .

Нажмите комбинацию клавиш Alt+F4 .

Щелкните на кнопке Закрыть в строке заголовка окна программы.

Если изменения в документе не были сохранены, Word предложит сохранить их, прежде чем выйти из программы. Если вы не собираетесь сохранять изменения в документе, достаточно щелкнуть по кнопке Нет .

Первое сохранение нового документа

Когда в Word создается документ, по умолчанию он временно сохраняется в оперативной памяти компьютера под именем Документ N , где N – порядковый номер, начиная с 1. Этот документ "сохраняется" в памяти до тех пор, пока вы не выйдете из программы или не выключите компьютер. Для того чтобы сохранить документ навсегда, так, чтобы можно было работать с ним в дальнейшем, нужно присвоить ему имя и сохранить на диске.

1. В меню Файл выберите команду Сохранить или щелкните на кнопке Сохранить стандартной панели инструментов, или нажмите Ctrl+ S. Появится диалоговое окно Сохранение документа .

2. В раскрывающемся списке Папка щелкаем по кнопке с треугольником, выбираем нужный диск, открываем папку, куда хотим сохранить документ.

3. В текстовом поле Имя файла вводим имя, которое хотим присвоить своему документу. Можно щелкнуть по кнопке с треугольником, открыв список ранее использовавшихся имен, которые можно использовать как шаблон для имени этого документа. Расширение и точка перед ним не обязательны, если в окошке Тип файла стоит Документ Word (*. doc ) . Имя файла может иметь до 255 символов и описывает содержание документа.

Рис. 2. Диалоговое окно Сохранение документа

Сохранение документа в процессе работы

После того как вы дали имя документу и сохранили его, все равно нужно периодически его сохранять. После того как вы назвали документ, его легко можно сохранить под тем же именем и в той же папке одним из следующих способов.

Щелкните в меню Файл покоманде Сохранить .

Нажмите комбинацию клавиш Ctrl + S .

Word автоматически использует текущее имя документа, поэтому диалоговое окно не появляется.

Сохранение документа под другим именем

1. В меню Файл щелкните по команде Сохранить как . Появится диалоговое окно Сохранение документа , в котором в поле Имя файла будет представлено текущее имя документа.

2. В поле Имя файла замените имя файла на новое.

3. При необходимости в списке Папка выберите другой диск и откройте другую папку, чтобы сохранить документ в другой папке.

Открытие документа в окне Word

Чтобы открыть любой документ, созданный в Word, для работы с ним, в меню Файл щелкаем левой кнопкой мыши по команде Открыть или щелкаем на кнопке Открыть панели инструментов Стандартная . Появится диалоговое окно Открытие документа (рис. 4.3).

Список файлов показывает все документы Word и подкаталоги в текущей папке. В поле Папка высвечивается имя текущей папки. В диалоговом окне можно сделать следующее:

Открыть файл, 2 раза щелкнув на его пиктограмме в списке файлов или выделить файл и щелкнуть на кнопке Открыть .

Найти файлы, не являющиеся документами Word. Для этого из раскрывающегося списка Тип файлов : выберите нужный тип файла.

Из раскрывающегося списка поля Папка выбрать нужный диск или папку.

Перейти к папке на один уровень выше, щелкнув на кнопке Переход на один уровень вверх .

Перейти в любую папку, дважды щелкнув на ее пиктограмме в списке папок.

Если нужно быстро открыть документ, с которым недавно работали, обратитесь к списку недавно использовавшихся файлов Word. Для просмотра этого списка откройте меню Файл , - список находится в конце меню, прямо над командой Выход . Чтобы открыть файл из списка, щелкните по нужному имени файла.

Вы можете задавать количество файлов в этом списке и появление списка вообще:

1. Щелкните в меню Сервис по команде Параметры – появится диалоговое окно Параметры .

2. Щелкните на корешке Общие , а затем установите флажок опции Помнить список из... файлов , чтобы включить/выключить вывод списка на экран. Для изменения количества файлов, включаемых в список, введите их число в поле Помнить список из... файлов или щелкните на кнопке со стрелкой, указывающей вверх/вниз, чтобы изменить заданное количество.

3. Щелкните на кнопке ОК .

Основы редактирования. Ввод текста

При создании нового документа Word , основанного на шаблоне Normal. dot , рабочая область пустая и содержит один элемент - мерцающую вертикальную линию - курсор , или точку ввода, которая отмечает место в документе, куда будет введен текст и где можно осуществлять редактирование.

Чтобы ввести текст, просто набирайте его на клавиатуре. По мере набора текст будет появляться, и курсор будет двигаться вправо. Если строка текста достигнет правого края окна, Word автоматически начнет новую строку, то есть выполнит перенос слов. Не нажимайте клавишу Enter до тех пор, пока не захотите начать новый абзац. Если вы наберете больше строк, чем помещается в окне, Word прокрутит ранее введенный текст вверх, чтобы оставить курсор в поле зрения.

Если вы сделали ошибку:

Нажмите клавишу Backspace , чтобы удалить символы слева от курсора

Нажмите клавишу Delete , чтобы удалить символы справа от курсора

Вы можете передвигать курсор, чтобы добавлять и редактировать текст в любой части документа.

Основные средства передвижения курсора

Чтобы переместить курсор:

на одну позицию влево или вправо, на одну строку вверх или вниз - нажмите на клавиатуре клавишу с соответствующей стрелкой;

в начало или конец строки - нажмите клавиши Нome или End ;

вверх или вниз на высоту рабочей области окна - нажмите клавиши Page Up или Page Down ;

в начало или конец документа - удерживая нажатой клавишу Ctrl , нажмите Но m е или Еnd .

Прокрутка документа с помощью мыши

Куда прокрутить документ	Как это сделать
Вверх или вниз на одну строку	Щелкните на кнопке со стрелкой, направленной вверх или вниз, на вертикальной полосе прокрутки
Вверх или вниз на один экран	Щелкните на вертикальной полосе прокрутки между бегунком и кнопкой со стрелкой, направленной вверх или вниз
Вверх или вниз на любое расстояние	Тяните бегунок вертикальной полосы прокрутки вверх или вниз

Выделение текста

Многие задачи, которые выполняются в Word, требуют вначале выделить текст, который вы будете изменять. Текст можно выделить с помощью мыши или с помощью клавиатуры. При работе с мышью используйте полосу выделения - область слева от левого поля документа. Когда курсор мыши располагается в полосе выделения, он меняет I-образную форму на стрелку, направленную вверх и вправо.

Способы выделения текста

Что выделить	Как это сделать
С помощью мыши
Любой текст	Установите курсор мыши в начало текста, нажмите левую кнопку мыши и, удерживая ее, тяните курсор по тексту до конца текста
Одно слово	Дважды щелкните на слове левой кнопкой мыши
Одно предложение	Нажмите клавишу Ctrl и, удерживая ее, щелкните где-нибудь в предложении левой кнопкой мыши
Одну строку	Щелкните левой кнопкой мыши в полосе выделения рядом со строкой
Несколько строк	Нажав левую кнопку мыши, тяните курсор в полосе выделения вдоль строк, которые нужно выделить
Один абзац	Дважды щелкните в полосе выделения рядом с абзацем или 3 раза в абзаце
Несколько абзацев	Выделите первый абзац, нажмите и удерживайте клавишу Ctrl , выделите остальные абзацы
Весь документ	Нажав и удерживая клавишу Ctrl, щелкните где-нибудь в полосе выделения или 3 раза в полосе выделения
С помощью клавиатуры
Любой текстовый блок	Устанавливаем курсор в начало текстового блока, нажимаем и удерживаем клавишу , передвигаем курсор к концу нужного фрагмента, используя клавиши управления курсором
Весь документ	Нажмите Ctrl+ A

Для отмены выделения щелкните где-нибудь на экране или передвиньте курсор с помощью клавиатуры.

Удаление, копирование и вырезание текста

Чтобы удалить часть текста, сначала выделите ее.

Если нужно просто удалить текст – нажмите клавишу Delete или Backspace .

Если удалив текст, нужно заменить его другим, - наберите новый текст.

Чтобы переместить или скопировать текст, сначала выделите его.

1. Чтобы скопировать текст, в меню Правка щелкните по команде Копировать или щелкните на кнопке Копировать панели инструментов Стандартная , или нажмите Ctrl+C.

Чтобы переместить текст, в меню Правка щелкните по команде Вырезать , или щелкните по кнопке Вырезать панели инструментов Стандартная или нажмите Ctrl+X .

2. Установите курсор в то место документа, куда вы хотите переместить или скопировать текст.

3. В меню Правка щелкните по команде Вставить , или щелкните на кнопке Вставить панели инструментов Стандартная или нажмите Ctrl+ V .

Для перемещения и копирования небольших блоков текста можно использовать мышь.

1. Выделите текст;

2. Установите курсор мыши на этот текст. Форма указателя поменяется с I-образного на стрелку, нажимаем и держим нажатой левую кнопку мыши;

3. Для копирования текста нажимаем и удерживаем клавишу Ctrl. Для перемещения текста не нажимаем Ctrl .

4. Перетащите курсор в новое место, после этого текстовый курсор (|) покажет новое положение текста.

5. Отпустите кнопку мыши и, если текст копировался, клавишу Ctr l .

Параметры страницы

Поля страницы представляют собой пустое пространство возле краев страниц. Как правило, текст и графические элементы вставляются в область печати, ограничиваемую полями страницы. Однако некоторые элементы, например верхние и нижние колонтитулы и номера страниц, можно разместить на полях.

Изменение полей страницы

1. в меню Файл щелкните по команде Параметры страницы , а затем откройте вкладку Поля .

2. На вкладке Поля установите необходимые параметры.

Выбор ориентации страницы

1. Выберите в меню Файл команду Параметры страницы , а затем откройте вкладку Поля .

2. В группе Ориентация выберите вариант книжная или альбомная .

Форматирование шрифтов

Word предлагает широкий выбор шрифтов для использования в документах. Каждый шрифт имеет специфическую гарнитуру, которая определяет вид его символов. Гарнитуру можно опознать по названиям, таким как Arial, Courier, Times New Roman. Каждый шрифт, кроме того, имеет размер, который указывается в пунктах (пункт равен 1/72 дюйма, таким образом, в шрифте размером 36 пунктов высота символов равна 1/2 дюйма). В большинстве документов используются шрифты, размер которых находится в диапазоне от 8 до 14 точек, но большие и меньшие размеры используются в заголовках и других случаях.

Выбор шрифта

Чтобы установить шрифт для текста, который только собираемся набрать, устанавливаем курсор в начало будущего текста. Быстро выбрать шрифт и его размер можно с помощью раскрывающихся списков Шрифт и Размер на панели инструментов Форматирование . В списке Шрифт недавно использовавшиеся шрифты находятся вверху списка.

Чтобы изменить шрифт уже набранного текста, вначале выделяем этот текст.

Выбрать шрифт и его параметры можно также с помощью диалогового окна Шрифт :

1. В меню Формат щелкаем по команде Шрифт . Открывается диалоговое окно Шрифт .

2. В списке Шрифт представлены названия существующих шрифтов. Прокрутите список и выберите нужный.

3. В списке Размер указан размер текущего шрифта. Выберите новый размер из списка или введите число в текстовом поле, щелкнув в нем левой кнопкой мыши. В окне Образец появится вид выбранного шрифта.

4. Щелкните на кнопке ОК .

Рис. 4. Диалоговое окно Шрифт

Использование курсива, полужирного начертания и подчеркивания

Любой шрифт Word может использоваться с начертаниями: полужирным, курсивом или с подчеркиванием. Можно использовать два или три эффекта одновременно. Чтобы быстро установить нужное начертание, щелкните на кнопке на панели инструментов Форматирование . , а чтобы отключить его, щелкните на ней снова. Когда курсор попадает в ту часть документа, где введен один из этих видов форматирования, соответствующая кнопка на панели принимает вид нажатой.

Установить начертание для выбранного шрифта можно с помощью диалогового окна Шрифт . Для этого:

1. Выберите в меню Формат команду Шрифт для открытия диалогового окна Шрифт .

2. В поле Начертание выберите Курсив , Полужирный или Полужирный Курсив . Чтобы вернуться к обычному начертанию, выберите Обычный .

3. Из раскрывающегося списка Подчеркивание выберите нужный стиль подчеркивания или выберите опцию (нет ) для удаления подчеркивания.

4. Щелкните на кнопке ОК .

Изменение межсимвольного интервала. Смещение текста

1. В меню Формат щелкаем по команде Шрифт . Открываем закладку Интервал .

2. В списке Интервал выбираем Разреженный или Уплотненный . В окошке на :

3. Нажимаем ОК.

Чтобы сместить текст вверх или вниз относительно строки, выделяем текст, в списке Смещение выбираем Вверх или Вниз и в окошке на: указываем, на сколько пунктов.

Применение специальных эффектов для шрифтов

В Word существует множество специальных эффектов шрифтов: верхние и нижние индексы, зачеркивание, тень, контур и др. Кроме того, можно скрывать текст, это значит, что он не будет отображаться на экране и не будет распечатываться. Чтобы применить эти эффекты к выделенному тексту или тексту, который вы собираетесь набирать:

1. В меню Формат щелкаем по команде Шрифт .

2. На закладке Шрифт в области Видоизменение установите нужные флажки, а чтобы отключить эффект, снимите соответствующий флажок. В области Образец вы увидите текст с выбранным эффектом.

| Планирование уроков и материалы к урокам | 7 классы | Планирование уроков на учебный год (ФГОС) | Создание текстовых документов на компьютере

Урок 22
Создание текстовых документов на компьютере

4.2.1. Набор (ввод) текста

Ключевые слова:

набор (ввод) текста клавиатурный тренажёр редактирование (правка) текста режим вставки/замены проверка правописания поиск и замена фрагмент буфер обмена

Подготовка документа на компьютере состоит из таких этапов, как набор, редактирование и форматирование. В этом параграфе мы рассмотрим два первых этапа.

Набор (ввод) текста осуществляется с помощью клавиатуры. Навык квалифицированного клавиатурного письма сегодня считается социальным, общекультурным. Он важен для более эффективного оформления результатов учебной работы, а также для использования в повседневной жизни каждым выпускником школы. Изучить расположение букв на клавиатуре и освоить навыки ввода текста проще всего в процессе работы с клавиатурным тренажёром.

Рекомендуем вам «скачать» из Единой коллекции цифровых образовательных ресурсов (http://sc.edu.ru/) и установить на свой домашний компьютер клавиатурный тренажёр «Руки солиста» (128669). В зависимости от усилий, затраченных на его освоение, вы сможете сформировать один из следующих навыков:

элементарный навык десятипальцевой печати (уровень 1);
устойчивый навык десятипальцевой печати с использованием слепого метода (уровень 2);
навык квалифицированного клавиатурного ввода на основе десятипальцевой печати с использованием слепого метода печати на всех клавишах клавиатуры (уровень 3).

Клавиатура условно делится на две части - для правой и левой рук. Каждый палец «закреплён» за определёнными клавишами (рис. 4.3).

При работе на клавиатуре необходимо придерживаться следующих рекомендаций.

Руки располагайте над вторым основным рядом клавиатуры. Пальцы сгибайте так, будто в каждой руке держите яблоко. Кончиками пальцев слегка касайтесь клавиш:

Удары пальцев по клавишам должны быть чёткими, отрывистыми и ритмичными.

Ударяющий по клавише палец не должен прогибаться, а другие пальцы не должны подниматься со своих мест.

После удара по любой клавише зоны «ответственности» палец должен возвращаться на своё основное место.

Если вы почувствуете напряжение или усталость, сделайте в работе небольшой перерыв.

При вводе текста придерживайтесь следующих правил:

Не следите за концом строки: как только он будет достигнут, курсор автоматически перейдёт на начало следующей строки;
для того чтобы перейти к вводу нового абзаца, нажмите клавишу Enter ;
там, где это нужно, используйте прописные буквы (Shift + буква );
соседние слова отделяйте одним пробелом;
знаки препинания (запятую, двоеточие, точку, восклицательный и вопросительный знаки) пишите слитно с предшествующим словом и отделяйте пробелом от следующего слова;
кавычки и скобки пишите слитно с соответствующими словами;
тире выделяйте пробелами с двух сторон;
дефис пишите слитно с соединяемыми им словами.

При подготовке математических и физических текстов часто возникает необходимость вставлять формулы, содержащие дроби, корни и специальные знаки. Для этого используются специальные редакторы формул, встроенные в текстовые процессоры.

Похожие статьи