Microsoft Access 2007
2.4. Microsoft Access 2007
2.4.5. Создание запросов и поиск информации в базе данных
В СУБД Access 2007 можно создавать queries для отображения требуемых полей из записей одной или нескольких таблиц.
В СУБД Access 2007 применяются различные типы запросов : на выборку, на обновление, на добавление, на удаление, перекрестный query, выполнение вычислений, создание таблиц. Наиболее распространенным является query на выборку. Применяются два типа запросов: query по образцу (QBE) и query на основе структурированного языка запросов (SQL).
Запросы на выборку используются для отбора требуемой пользователю информации, содержащейся в нескольких таблицах. Они создаются только для связанных таблиц. Queries могут основываться как на нескольких таблицах, так и существующих запросах. СУБД Access 2007 включает такие средства создания запросов, как Мастер и Конструктор.
Кроме того, в СУБД Access 2007 существует множество средств для поиска и отображения информации, которая хранится в базе данных. Данные в таблицах можно отсортировать на основе любого поля или комбинации полей. Для извлечения из базы данных необходимых записей можно отфильтровать таблицу, применив средства фильтрации.
На скриншоте (рисунок 1) средства сортировки и фильтрации выделены скругленным прямоугольником красного цвета.
Рис. 1.
Рассмотрим создание запроса на выборку с помощью Конструктора
Для создания нового пустого запроса в режиме конструктора надо щелкнуть на пиктограмме Конструктор запросов (рисунок 2).
Рис. 2.
Откроется активное окно диалога Добавление таблицы (рисунок 3) на фоне неактивного окна «Запрос1». В этом окне можно выбрать таблицы и queries для создания новых запросов.
Рис. 3.
В окне Добавление таблицы следует выбрать несколько таблиц из представленного списка таблиц, на основе которых будет проводиться выбор данных, и щелкнуть на кнопке Добавить. После этого закрыть окно Добавление таблицы, а окно «Запрос1» станет активным (рисунок 4).
Рис. 4.
Окно Конструктора состоит из двух частей – верхней и нижней. В верхней части окна размещается схема данных запроса, которая содержит список связанных таблиц. В нижней части окна находится Бланк построения запроса QBE, в котором каждая строка выполняет определенную функцию.
Переместим имена полей с таблиц-источников в Бланк. Из таблицы Группы студентов переместим поле Название в первое поле Бланка, из таблицы Студенты переместим поле Фамилии во второе поле, а из таблицы Успеваемость переместим поле Оценка в третье поле и из таблицы Дисциплины переместим поле Название в четвертое поле Бланка запросов.
При необходимости можно задать принцип сортировки (по возрастанию или по убыванию) результатов запроса. В строке "Вывод на экран" автоматически устанавливается флажок просмотра информации.
Условия ограниченного поиска или критерий поиска информации вводится в строке "Условия" отбора и строке "Или". Например, введем критерий поиска - "5/A" в строке "Условия" для поля Оценка. В этом случае в результате выполнения запроса на экране будут отображаться все фамилии студентов, которые получили оценку 5/A (рисунок. 5).
Рис. 5.
Далее надо закрыть окно запроса Запрос1, появится окно диалога Сохранить, ответить - Да и ввести имя запроса, например "Успеваемость студентов". Для запуска запроса дважды щелкнем на query "Успеваемость студентов", откроется таблица с результатами выполненного запроса (рис. 6).
Рис. 6.
Далее создаем параметрический query или query с параметрами. Создаем этот query также как и предыдущий, в режиме конструктора, но только в строке Условия отбора для поля Фамилия введем условие отбора в виде приглашения в квадратных скобках, например [Введите фамилию]. В этом случае в результате выполнения запроса на экране будет отображаться фамилия студента и все дисциплины, по которым он получил оценку.
Закрыть окно запроса на выборку. На вопрос о сохранении изменения ответить - Да и ввести имя запроса, например "Параметрический query". Запустим Параметрический query, дважды щелкнув на нем. В открывшемся на экране окне диалога «Введите значение параметра» надо ввести фамилию студента, информацию об успеваемости которого необходимо получить (рис. 8).
Рис. 7.
Затем надо щелкнуть на кнопке ОК, откроется таблица с результатами выполненного запроса (рис. 8).
Рис. 8.
В некоторых случаях для создания запросов можно использовать Мастер запросов. После создания запросов на выборку информации из БД Access 2007 можно приступать к формированию форм.
От компании Microsoft предоставляет пользователям широкие возможности для создания и работы с базами данных. В наше время базы данных очень широко используются во всевозможных сферах и областях. В целом, можно сказать, что сейчас без них не обойтись. В связи с этим, очень важно уметь работать с таблицами Access. Основным элементом взаимодействия пользователя с базой данных является запрос. В этой статье подробно рассмотрим, как создать запрос в Access. Давайте же начнём. Поехали!
Прежде всего, разберёмся с тем, что такое запрос. Это элемент базы данных, который служит для выбора нужной информации из таблицы. Они бывают двух видов:
- На выборку (позволяют получать данные и выполнять операции над ними);
- На изменение (позволяют добавлять, удалять и изменять значения).
Теперь перейдём непосредственно к практике. Зайдите на вкладку «Создание» и нажмите кнопку «Конструктор запросов». В открывшемся окне выберите одну или несколько таблиц , из которых необходимо выбрать данные. Нажав кнопку «Выполнить», вы получите всю информацию из выбранных вами таблиц. Для более конкретного отбора перейдите на вкладку «Конструктор» и введите нужное слово или число в поле «Условие отбора:». Например, вы хотите получить список всех сотрудников 1980 года рождения. Для этого пропишите в строке «Условие отбора:» 1980 в колонке «Дата рождения» и нажмите кнопку «Выполнить». Программа моментально выдаст вам результат. Для удобства вы можете сохранить созданный запрос, чтобы пользоваться им в дальнейшем. Воспользуйтесь комбинацией клавиш Ctrl+S и введите название в соответствующем поле, а после нажмите «ОК».
Указав условие для отбора данных, мы получаем нужную выборку
Чтобы посчитать значения в столбце, вы можете использовать так называемые групповые операции. Для этого на вкладке «Конструктор» кликните по кнопке «Итоги». В появившейся строке «Группировка» выберите функцию «Count», позволяющую сложить все ненулевые значения. Чтобы в названии колонки не выводилось слово «Count», в строке «Поле» введите название перед тем, что было указано ранее. Сохранение выполняется точно также при помощи комбинации Ctrl+S.
Аксесс считает непустые ячейки
Теперь создадим параметрический запрос. Он позволяет делать выборку по введённому параметру. Например, по заданной дате. Открыв нужную базу данных , пропишите (без кавычек) в соответствующем столбце «[Укажите дату]». Квадратные скобки обязательны. В появившемся окне введите нужную дату. После этого программа автоматически произведёт выборку по введённой вами дате. Вы можете поставить знаки «>» (больше) и «<» (меньше) чтобы отобразить элементы раньше либо позже заданной даты. Например, список сотрудников, которые сдали отчёты до 01.07.
Как создать перекрёстное обращение? Достаточно найти на панели инструментов кнопку «Перекрёстный» и кликнуть по ней. После этого в пункте «Перекрёстная таблица» выберите в первой ячейке «Заголовки строк», во второй «Заголовки столбцов», а в третьей «Значение». Затем вы можете посчитать значения, использовав уже упомянутую выше функцию «Count». Обратите внимание, что если вы укажете во второй ячейке «Заголовки строк», так же, как в первой, вместо «Заголовки столбцов », то ничего работать не будет. Обязательно учитывайте это.
Делаем перекрестный запрос в базе
Также вы можете сделать обращение на создание таблицы. Как это делается? Достаточно открыть базы данных, с которыми вы работаете, затем заполнить ячейку «Условие отбора» и кликнуть по кнопке «Создание таблицы». Не забывайте нажимать «Выполнить». На основе заданных вами параметров Microsoft Access построит новую таблицу. Например, список всех сотрудников с их контактными данными по профессии «Бухгалтер».
При сохранении нужно указать имя и место размещения новой таблицы
Как вы можете убедиться, программа Access от компании Microsoft позволяет выполнять множество операций. Зная, как сделать запрос в Access, вы будете чувствовать себя значительно увереннее при работе с базами данных. Пишите в комментариях была ли полезна для вас эта статья и задавайте вопросы по рассмотренной теме.
Губская Ольга Васильевна
Тема урока : Создание запросов в СУБД Access
11 класс
Цель урока : Повторить основные понятия темы Базы данных, Системы управления базами данных; познакомить учащихся с различными способами создания запросов в БД; научить отбирать записи по нескольким условиям, использовать выражения в запросах
Тип урока, продолжительность урока.
Комбинированный урок, 45 минут.
Средства обучения .
Технические средства: - мультимедийный проектор.
Программные средства обучения: - программа MS Access 2007, MS PowerPoint 2007.
Информационные средства: - созданная учителем база данных «Школьная библиотека», презентация «Создание запросов в СУБД Access 2007», задания для компьютерного практикума и самостоятельной работы; тестовые задания.
План урока:
Организационный момент (1 минута )
Постановка темы и целей урока (1 минута)
Фронтальный опрос (7 минут)
Ознакомление с новым материалом (15 минут)
Первичное осмысление и применение изученного.
- Компьютерный практикум
(10 минут)
- Самостоятельная работа, тестирование по теме (8 минут
)
Подведение итогов урока, выставление оценок (2 минуты)
Домашнее задание (1 минута )
Ход урока
1. Организационный момент
2. Постановка темы и целей урока
Слайд 1
Мы продолжаем изучать базы данных, на прошлых уроках вы познакомились с понятием базы данных, с понятием СУБД, с различными классификациями баз данных, с полями и записями, с типами данных и с операциями над информацией в базах данных. Тема сегодняшнего урока: «Создание запросов в СУБД Access 2007»
Слайд 2
Итак, на этом уроке мы:
1 . Повторим основные понятия темы Базы данных, Системы управления базами данных;
2. Познакомимся с различными способами создания запросов в БД;
3. Научимся отбирать записи по нескольким условиям, использовать выражения в запросах.
3. Фронтальный опрос
Слайд 3
Чтобы повторить основные понятия темы, я предлагаю вам «прогуляться» по полю понятий. Выбираете номер овала, появляется термин и вы формулируете соответствующее правило. (Приложение 1)
4. Ознакомление с новым материалом
Вы научились создавать таблицы, формы. На очереди запросы. Так что же такое запрос?
Слайд 4
Запрос – это требование на отбор записей, хранящихся в таблицах или на выполнение определённых действий с ними.
Запрос это временная таблица. Это значит, что данные в запросах не хранятся постоянно, а только временно вызываются из таблицы по заданному шаблону, в момент активизации запроса. Поэтому в базе данных постоянно сохраняется только шаблон вызова данных, а не сама информация. Следовательно, запрос не занимает много места в БД.
Запросы позволяют :
выбирать нужные поля из разных таблиц БД;
фильтровать и сортировать данные;
производить расчёты;
группировать записи, рассчитывая различные итоговые значения;
вносить изменения сразу в несколько записей;
создавать таблицы как результат запроса.
Слайд 5
Какими бывают запросы?
Запрос на выборку. Осуществляет загрузку и отображение записей в режиме таблицы.
Запрос на изменение. Выполняет операции с записями, удовлетворяющими заданным критериям.
а) запрос на удаление (удаляет заданные записи из таблицы);
б) запрос на обновление (изменяет соответствующие записи таблицы);
в) запрос на добавление (добавляет в конец таблицы новые записи соответствующие условиям отбора).
Запрос с параметрами. П осле запуска на выполнение просит ввести значения определенных параметров.
Перекрёстный запрос. Позволяет выполнить подсчёты по данным одного поля таблицы и группировать результаты.
Слайд 6
Способы создания запросов
SQL;
Конструктор;
Мастер.
Существует универсальный язык запросов, на котором формулируются запросы во многих СУБД. Он называется SQL (Structured Query Language [ strʌk.tʃəd ˈkwɪə.ri ˈlæŋɡwɪdʒ ]) – структурированный язык запросов. В большинстве современных СУБД существуют вспомогательные средства для составления запросов, позволяющие обходиться без изучения SQL . В MS Access это конструктор запросов .
Простой запрос на выборку или один из 3-х специальных запросов можно создать с помощью Мастера , но конструктор является более универсальным способом создания запросов.
Слайд 7
Итак, запрос на выборку - это производная таблица , которая содержит те же структурные элементы, что и обычная таблица (столбцы-поля и строки), и формируется на основе фактических данных системы.
Например, есть база данных Школьная библиотека, в которой создана таблица Книги. Запрос на выборку записей по полям Автор, Название, Год издания будет выглядеть как на слайде.
Рассмотрим процесс создания этого запроса с помощью Мастера.
Слайд 8
1 шаг – на вкладке Создание выбираем Мастер запросов.
2 шаг – в диалоге Новый запрос выбираем Простой запрос à ОК
Слайд 9
3 шаг – в диалоге Создание простых запросов выбираем из списка таблицу
Слайд 10
4 шаг – перемещаем из списка Доступные поля в список Выбранные поля нужные имена полей à нажимаем кнопку Далее >
Слайд 11
5 шаг – выбираем один из вариантов отображения записей с данными: подробный (без выполнения операции сведения) или итоговый с использованием сведения (нахождение суммы, среднего значения, минимума, максимума для определенных записей) à нажимаем кнопку Далее >
Слайд 12
6 шаг – вводим имя запроса à нажимаем кнопку Готово.
Слайд 13
Теперь рассмотрим пример создания запроса при помощи Конструктора.
1 шаг – на вкладке Создание выбираем Конструктор запросов.
2 шаг – в диалоге Добавление таблицы выбираем таблицы, поля из которых будут использоваться в запросе à Добавить à Закрыть
Появляется бланк запроса, в верхней части которого отображаются макеты выбранных таблиц. А нижняя часть содержит такие строки:
Поле , в которой будут отображаться имена выбранных полей;
Имя таблицы , в которой будет отображаться имена таблиц, в состав которых входят соответствующие поля;
Сортировка , в которой при необходимости можно выбрать вид сортировки;
Вывод на экран , содержащая флажок, установленная метка которого свидетельствует о том, что данное будет отображаться в запросе;
Условие отбора , которая может содержать условие – выражение для выборки данных из соответствующего поля;
или – для записи еще одного выражения, которое является частью составного условия.
Слайд 14
3 шаг – выбираем нужные поля.
Чтобы выбрать поле, можно выполнить двойной щелчок по этому полю, или перетащить его из макета таблицы в строку Поле.
Слайд 15
4 шаг – вводим условие отбора и нажимаем кнопку Выполнить .
Слайд 16
5 шаг – закроем вкладку запроса à в окне сохранения структуры запроса выберем Да à введем имя запроса à ОК
Слайд 17
Логическое выражение, представляет собой операцию отношения, при записи которого используются символы >,<,=, ≠, ≤, ≥. Условие отбора одного поля может быть составным, при этом два логических выражения соединяются знаком логической операции.
Рассмотрим несколько примеров
Слайд 18
Из таблицы Книги выбрать рассказы А.П.Чехова. Условий отбора будет два: по полю Автор и по Полю Наименование. Если условия отбора записаны в одной строке, то они соединяются операцией «и».
Слайд 19
Запрос на выборку: Книги, изданные в 1987 году, или в которых больше 300 страниц. Условия отбора по полям Год издания и Количество страниц записываются на разных строках, поэтому они соединяются операцией «или».
Слайд 20
Чтобы создать запрос с параметром, надо в строку отбора ввести в квадратных скобках текст, который будет отображаться в диалоговом окне, открываемом в начале выполнения запроса.
Слайд 21
Рассмотрим некоторые условия отбора.
Слайд 22
И примеры использования символов в шаблонах.
5. Первичное осмысление и применение изученного
.
- Компьютерный практикум
1) Создание запроса в режиме Мастера
Создать запрос на выборку фамилии, имени и класса обучения: откройте базу данных Школьная библиотека откройте таблицу Школа ознакомьтесь с содержанием таблицы выберите кнопку Мастер запросов группы Другие вкладки Создание выберите в окне Новый запрос в списке видов мастеров запросов Простой запрос выберите в списке Таблицы и запросы окна Создание простых запросов таблицу Школа переместите из списка Доступные поля в список Выбранные поля имена полей Фамилия , Имя , Класс Далее Введите имя запроса Класс Готово откройте запрос в режиме Конструктора задайте сортировку по полю Класс посмотрите как выглядит запрос в режиме SQL . Для этого на вкладке запроса вызовите контекстное меню Режим SQL .
2) Создание запроса в режиме Конструктора
Создать запрос на выборку учащихся, у кого номер класса кратен 2 и он живет на улице Пушкина или Ленина: выберите кнопку Конструктор запросов группы Другие вкладки Создание добавьте таблицу Школа закройте окно Добавления таблицы в макете таблицы двойным щелчком по полю переместите в бланк запроса поля Фамилия , Имя , Улица , Класс в строку Условие отбора под полем Улица введите Пушкина Оr Ленина , под полем Класс введите 8 Оr 10 нажмите кнопку Выполнить закройте вкладку 8 класс.
3) Создание запроса с параметрами ( в режиме Конструктора )
Из таблицы Школа возьмите поля Фамилия , Имя , Класс , Хобби . В условие отбора поля Хобби введите =[Введите хобби] нажмите кнопку Выполнить введите значение параметра «футбол» ОК сохраните запрос под именем Футбол .
4) Создание запроса с вычислением (в режиме Конструктора)
Из таблицы Оценки возьмите поля Фамилия , І_семестр , ІІ_семестр в строке Поле в столбце, следующем за столбцом ІІ_семестр , введите выражение Годовая оценка: ([І_семестр]+[ ІІ_семестр])/2 нажмите кнопку Выполнить закройте вкладку запроса, сохранив его под именем Годовая.
- Самостоятельная работа
По таблице Школа создайте запросы:
С ?
Кто не занимается тяжелой атлетикой?
Кто увлекается аэробикой или футболом?
Кто учится в старших классах?
Кто из мальчиков живет на улице Фрунзе?
Кто из мальчиков с голубыми глазами занимается каратэ?
-Тестирование по теме
Тест:
1. База данных служит для:
хранения и упорядочения информации
ведения расчетно-вычислительных операций
обработки текстовой документации
обработки графической информации
2. Длина поля измеряется в:
миллиметрах
пикселях
байтах
символах
3. Записями считаются:
заголовки
столбцы
строки
таблицы
4. Текстовое поле позволяет занести информацию до:
255 символов
20 символов
65536 символов
1 символа
5. Логические данные - это:
денежные данные
текст
одно из двух значений
числа
6. Свойство автоматического наращивания имеет поле:
числовое
счетчик
МЕМО
логическое
7. Ключевое поле должно быть:
непременно счетчиком
обязательно числовым
уникальным
не должно содержать длинных записей
8. Укажите неправильный тип данных в Access
текстовый
параметрический
числовой
логический
9. Что не является элементом СУБД Access?
модули
запросы
макросы
таблицы
ключи
отчеты
запросы
10. Для чего предназначены запросы?
для хранения данных базы
для отбора и обработки данных базы
для ввода данных базы и их просмотра
для автоматического выполнения группы команд
для вывода обработанных данных базы на принтер.
11. Запишите, какую маску для поиска надо использовать, чтобы найти:
слова: кит, кот, кут ______
числа: 123, 1256000, 12,7 ______
даты: 12.12.2011, 03.12.20013, 26.12.2014 ______.
12. Какие условные выражения надо использовать, чтобы найти:
все числа, не меньшие 105 ______
все слова, кроме физика ______
все даты, ранее 12.11.2013 ______.
6. Подведение итогов урока, выставление оценок
7. Домашнее задание: 3.8, № 3, 6
Ответы:
- Самостоятельная работа
У кого фамилия начинается на букву С ? (Запрос возвращает 4 записи) (1 балл)
Кто учится в старших классах? (Запрос возвращает 2 записи) (1 балл)
У кого группа здоровья основная и он занимается футболом или каратэ? (Запрос возвращает 5 записей) (2 балла)
Кто из мальчиков живет на улице Фрунзе? (Запрос возвращает 2 записи) (2 балла)
Кто из мальчиков с голубыми глазами занимается каратэ? (Запрос возвращает 2 записи) (2 балла)
-Тестирование по теме
>=105
Not физика
< 12.11.2013
16-13 ответов – 4 балла
12-9 ответов – 3 балла
8- 5 ответов – 2 балла
4-1 ответ – 1 балл
Для изменения уже существующих запросов и для создания новых запросов используется Конструктор запросов. Для того чтобы открыть запрос в режиме Конструктора, выделите в списке один из существующих запросов, например только что созданный запрос "Сотрудники Запрос", и нажмите кнопку Конструктор (Design) на панели инструментов окна База данных (Database).
Появляется окно Конструктора запросов (рис. 4.5). В верхней части окна отображается таблица (или несколько таблиц, если запрос многотабличный) в том виде, в каком таблицы отображаются в окне Схема данных (Relationship). Таблицы - источники данных для запроса, мы будем называть базовыми таблицами запроса. В нижней части окна находится бланк запроса - таблица, ячейки которой используются для определения запроса. В бланке отображаются все столбцы, включенные в результирующее множество запроса.
Для того чтобы просматривать полностью бланк запроса и все исходные таблицы, используют линейки прокрутки.
В области панелей инструментов Access отображается панель инструментов Конструктор запросов (Queries Design). Эта панель представлена на рис. 4.6, а в табл. 4.1 приведено описание кнопок этой панели инструментов и соответствующие им команды меню.
Рис. 4.5. Запрос "Сотрудники Запрос" в режиме Конструктора запросов
Рис. 4.6. Панель инструментов Конструктор запросов
Таблица 4.1. Описание кнопок на панели инструментов Конструктор запросов
Команда меню | Описание | |
| Вид (View) | Вид, Режим таблицы (View, Datasheet View) | Отображение запроса в различных режимах. Чтобы изменить режим отображения запроса, нажмите стрелку справа от кнопки и в появившемся списке выделите нужный элемент. Если просто нажать эту кнопку, запрос будет отображен в режиме Таблицы |
| Сохранить (Save) | Файл, Сохранить (File, Save) | Сохранение активного запроса |
| Печать (Print) | Печать результатов запроса без открытия диалогового окна Печать | |
| Предварительный просмотр (Print Preview) | Файл, Предварительный просмотр (File, Print Preview) | Предварительный просмотр запроса перед печатью |
| Орфография (Spelling) | Сервис, Орфография (Tools, Spelling) | Проверка орфографии в текстовых полях запроса |
| Вырезать (Cut) | Правка, Вырезать (Edit, Cut) | Удаление выделенных объектов из запроса в буфер обмена Windows |
| Копировать (Сору) | Правка, Копировать (Edit, Copy) | Копирование выделенных объектов запроса в буфер обмена |
| Вставить (Paste) | Правка, Вставить (Edit, Paste) | Вставка содержимого буфера обмена в запрос |
| Формат по образцу (Format Painter) | Копирование параметров форматирования из одного выделенного объекта в другой такого же типа | |
| Отменить (Undo) | Правка, Отменить (Edit, Undo) | Отмена последнего изменения запроса |
| Тип запроса (Query Туре) | Запрос, Выборка (Query, Select Query) | Изменение типа запроса. Для изменения типа запроса щелкните по стрелке справа от кнопки и выберите из списка нужный тип запроса |
| Запуск (Run) | Запрос, Запуск (Query, Run) | Выполнение запроса |
| Отобразить таблицу (Show Table) | Запрос, Добавить таблицу (Query, Show Table) | Выводится диалоговое окно Добавление таблицы (Show Table) |
| Групповые операции (Totals) | Вид, Групповые операции (View, Totals) | Группировка записей в запросе и расчет итоговых значений |
| Набор значений (Top Values) | Отобразить только первые записи запроса. Количество отображаемых записей указывается в поле ввода либо в штуках, либо в процентах | |
| Свойства (Properties) | Вид, Свойства (View, Properties) | Открытие окон свойств выделенных объектов: запроса или поля запроса |
| Построитель (Build) | Вызов построителя для создания выражения. Кнопка доступна только тогда, когда активизировано свойство запроса или поля запроса, которое допускает ввод выражения, например Условие отбора (Criteria) | |
| Окно базы данных (Database Window) | Окно, 1 (Window, 1) | Отображение окна базы данных |
| Новый объект (New Object) | Создание нового объекта базы данных. Чтобы выбрать тип создаваемого объекта, нажмите стрелку справа от кнопки | |
| Справка по Microsoft Access (Microsoft Access Help) | Справка, Справка по Microsoft Access (Help, Microsoft Access Help) | Вызов помощника и получение справки по Access 2002 |
С использованием кнопок панели инструментов вы будете знакомиться по мере изучения работы с запросами, как в данной главе, так и в гл. 8.
А теперь рассмотрим, как создать новый запрос с помощью Конструктора запросов. Для этого необходимо:
>Примеры разных способов включения полей в результат запроса в режиме Конструктора запросов приведены на рис. 4.9-4.11.
Рис. 4.9.
Рис. 4.10.
Чтобы добавить в запрос еще одну таблицу или другой запрос, необходимо:
Замечание
Добавить таблицу или еще один запрос в окно Конструктора запросов можно также путем перетаскивания мышью названия таблицы или запроса из окна базы данных.
Чтобы удалить базовую таблицу из запроса, необходимо выделить ее, щелкнув на любом месте в списке ее полей, и нажать клавишу
Чтобы удалить поле из запроса, выделите нужный столбец в бланке запроса, а затем нажмите клавишу
Поля в таблице, являющейся результатом запроса, отображаются в том порядке, в котором они следуют в бланке запроса. Если требуется изменить порядок их следования, переставьте соответствующим образом столбцы в бланке запроса. Делается это стандартным способом, т. е. сначала выделяется нужный столбец или несколько столбцов, а затем они перетаскиваются мышью на новое место. При этом отпускать кнопку мыши нужно тогда, когда указатель мыши окажется перед тем столбцом, который делжен быть справа от вставляемого столбца. После вставки все столбцы, расположенные справа от указателя, сдвигаются вправо. Если вы перемещаете столбцы в конец запроса, то отпускайте кнопку мыши, когда указатель окажется перед первым свободным столбцом.
В режиме Конструктора запросов можно изменять имена полей запроса. Чтобы переименовать поле, необходимо установить курсор в бланке запроса перед первой буквой его имени и ввести новое имя и символ двоеточия. Пример запроса с измененными именами полей приведен на рис. 4.12. Изменение имени поля в бланке запроса приводит к изменению заголовка столбца при просмотре запроса в режиме таблицы. Кроме того, если на основе запроса создать новый объект, например форму или отчет, в новом объекте будет использовано новое имя поля. Имя поля базовой таблицы при этом не изменяется. Это имя также не изменяется в тех формах и отчетах, которые были созданы на основе запроса до изменения имени поля. Имена полей в запросах должны соответствовать соглашениям об именах Microsoft Access.
Рис. 4.12.
Чтобы использовать новое имя поля только в заголовках столбцов в режиме таблицы или как подпись полей в формах и отчетах, следует задать для этого поля свойство Подпись (Caption), а не переименовывать поле в бланке. (Об установке свойств поля см. разд. "Настройка свойств полей в запросе и свойств самого запроса" гл. 8 )
Ширина столбцов в бланке запроса также может меняться. Осуществляется это простым перетаскиванием мышью границы столбца или двойным щелчком мыши по линии границы, как это делается в таблице Excel.
Замечание
Изменение ширины столбцов в окне Конструктора запросов или в окне расширенного фильтра не влияет на ширину столбцов запроса в режиме Таблицы или объекта, для которого применен фильтр.
В строке Условие отбора (Criteria) и в строке или (Or) указываются условия отбора записей. Такими условиями могут быть логические выражения. Например, (>30), (="Иванов"), (=10) и т. п. (0 создании выражений в условиях запроса см. разд. "Использование выражений в запросах" ниже в этой главе.)
Условия, находящиеся в одной строке, но в разных столбцах бланка, объединяются по логическому оператору And (И). Если нужно объединить условия отбора по логическому оператору Or (ИЛИ), разместите эти условия в разных строках бланка запроса. Пример использования нескольких условий отбора приведен на рис. 4.13.
Рис. 4.13.
Если критерий отбора очень сложный, можно вставлять дополнительные строки условий. Для этого необходимо:
- Выделить строку, которая должна оказаться под вставляемой строкой. Для этого нужно подвести указатель мыши к левой границе строки (он должен превратиться в жирную стрелку, указывающую вправо) и щелкнуть левой кнопкой мыши.
- Выполнить команду Вставка, Строки (Insert, Rows) или нажать клавишу . Новая пустая строка вставляется над выбранной. В нее можно вносить условия отбора.
Для удаления строки условий отбора:
- Щелкните левой кнопкой мыши в любом месте строки.
- Выполните команду Правка, Удалить строки (Edit, Delete Rows).
Чтобы установить порядок сортировки записей в запросе, используйте строку Сортировка (Sort). Для каждого поля, по которому должны сортироваться записи, выберите из списка соответствующий порядок сортировки: по возрастанию (Ascending) или по убыванию (Descending). По умолчанию во всех полях запроса устанавливается значение (отсутствует) (Not sorted). Пример использования поля со списком Сортировка (Sort) приведен на рис. 4.14.
Если нужно отсортировать записи в запросе по нескольким полям, разместите их в бланке запроса таким образом, чтобы они были упорядочены слева направо - именно в таком порядке будет выполняться сортировка.
Можно легко удалить поле из результирующей таблицы запроса, если просто сбросить флажок Вывод на экран (Show) в этом столбце бланка запроса. По умолчанию этот флажок установлен для всех полей запроса. Ситуация, когда поле не должно отображаться в результате запроса, возникает обычно, когда оно включается в бланк запроса только для того, чтобы указать условие отбора или сортировки записей. Пример такого запроса приведен на рис. 4.15. В запрос включены все поля таблицы "Товары" (Products) (это задано в первом столбце бланка запроса), а поля "КодТипа" и "Марка" включены только для того, чтобы указать порядок сортировки. Поэтому флажок Вывод на экран (Show) у этих полей сброшен. В противном случае эти поля вывелись бы дважды.
Рис. 4.14.
Рис. 4.15.
Если вы хотите очистить бланк запроса для того, чтобы создать новый, нужно выполнить команду Правка, Очистить бланк (Edit, Clear Grid).
После формирования бланка запроса его можно сохранить, нажав на кнопку Сохранить (Save) на панели инструментов или выполнив команду меню Файл, Сохранить (File, Save). При этом появляется диалоговое окно, в котором нужно ввести имя сохраняемого запроса (рис. 4.16). Запрос можно сохранить и закрыв его.
Результаты выполнения запроса можно увидеть, переключившись в режим Таблицы (Datasheet View) с помощью кнопки Вид (View) или нажав кнопку Запуск (Run) на панели инструментов.
Width="351" height="182">
Рис. 4.16. Диалоговое окно Сохранение
Результат выполнения запроса, созданного в режиме Конструктора, приведен на рис. 4.17.
Методические указания к лабораторным и практическим
работам по курсу "Информатика"
Для студентов всех направлений,
дневной формы обучения
2. ПОРЯДОК ВЫПОЛНЕНИЯ РАБОТЫ 3
2.1. Создание запросов 3
2.1.1. Создание запроса на выборку в режиме конструктора 4
2.1.2.Создание запроса на выборку с помощью мастера 6
2.1.3. Удаление запроса 7
3.1.4.Добавление столбца в бланк запроса 7
3.1.5.Удаление поля из бланка запроса 8
2.1.6. Сортировка записей в запросе 8
2.1.7. Задание условий отбора в полях запроса 8
2.1.8. Вычисления в запросе 9
2.1.9.Создание выражения с помощью построителя выражений 11
3. ПРИМЕР ВЫПОЛНЕНИЯ ЗАДАНИЯ 12
4. ЗАДАНИЕ 14
5. КОНТРОЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ 14
6. ТРЕБОВАНИЯ К ОТЧЕТУ 15
ЦЕЛЬ РАБОТЫ
Получение навыков по созданию в Microsoft Access простых запросов, организации сортировки в запросах, использовании условий в запросах и создания вычисляемых полей.
1. Запросы и их применение
Microsoft Access объединяет сведения из разных источников в одной реляционной базе данных.
Для поиска и отбора данных, удовлетворяющих определенным условиям создается запрос. С помощью запросов можно просматривать, анализировать и изменять данные из нескольких таблиц, выполнять встроенные или специальные вычисления. Запросы также используются в качестве источника данных для форм и отчетов.
Наиболее часто используется запрос на выборку. При его выполнении данные, удовлетворяющие условиям отбора, выбираются из одной или нескольких таблиц и выводятся в определенном порядке.
2. Порядок выполнения работы
2.1. Создание запросов
В Microsoft Access после создания таблиц и организации связей между ними создаются запросы.
Запрос можно создать с помощью мастера или самостоятельно. В этом случае следует в режиме конструктора выбрать таблицы или запросы, содержащие нужные данные и заполнить бланк запроса.
2.1.1. Создание запроса на выборку в режиме конструктора
Рис. 1. Окно БАЗА ДАННЫХ
Рис. 2. Окно НОВЫЙ ЗАПРОС
Рис. 3. Окно ДОБАВЛЕНИЕ ТАБЛИЦЫ
Для добавления объектов в запрос дважды щелкните кнопкой мыши на имени каждого добавляемого объекта, а затем щелкните кнопку ЗАКРЫТЬ.
Если запрос содержит несколько таблиц или запросов, убедитесь, что между собой их соединяет линия. Для Microsoft Access это означает, что данные связаны. Если же линий нет, создайте их (установите курсор мыши на связываемое поле первой таблицы, нажмите левую кнопку мыши и, не отпуская ее, переместите курсор на связываемое поле другой таблицы).
Добавьте поля в запрос перемещая их имена с помощью мыши из списка полей в бланк запроса (рис.4).
Рис. 4. Окно заполнения бланка запроса
6 Внесите в запрос необходимые усовершенствования: оп- ределите условие отбора, порядок сортировки, создайте вычисляемые поля.
Для сохранения запроса выберите пункт меню ФАЙЛ команду “Сохранить” (или щелкните кнопку СОХРАНИТЬ на панели инструментов). Введите имя, соответствующее соглашениям об именах объектов Microsoft Access, и щелкните кнопку OK.
9 Для просмотра результатов запроса щелкните кнопку ВИД на панели инструментов.
Похожие статьи
